হিসাব ও স্বচ্ছতা

যৌথ তহবিল ও ব্যাংক হিসাব

• খামারের নামে বা চুক্তি অনুযায়ী যৌথ নামে একটি ব্যাংক হিসাব; প্রতিটি লেনদেনে দুই স্বাক্ষর লাগবে: কোষাধ্যক্ষ আর পরিষদের আরেকজন মনোনীত সদস্য।
• পরিবারগুলোর মাসিক চলমান খরচের অংশ (৬০/১০/১০/১০/১০) প্রতি মাসের প্রথম সপ্তাহে ব্যাংক হিসাবে জমা।
• দৈনন্দিন ছোট খরচের জন্য তত্ত্বাবধায়কের কাছে একটি নির্দিষ্ট অঙ্কের নগদ অগ্রিম; খরচের রসিদ দিয়ে পূরণ।
• বড় অঙ্কের নগদ লেনদেন নয়; যতটা সম্ভব ব্যাংক বা মোবাইল ব্যাংকিং, যাতে রেকর্ড থাকে।

খাতা ও রসিদ

প্রতিটি আয় ও খরচ একটি নগদ খাতায় তারিখ, খাত, বিবরণ, পরিমাণ আর রসিদ নম্বরসহ লেখা হবে। রসিদ না থাকলে (যেমন হাটে দিনমজুরের মজুরি) একটি সাদা কাগজে প্রাপকের নাম ও স্বাক্ষর বা টিপসই। সব রসিদ মাস অনুযায়ী খামে রাখা, আর মোবাইলে ছবি তুলে একটি যৌথ ফোল্ডারে।

মাসিক প্রতিবেদন

প্রতি মাসের প্রথম শুক্রবার মাসিক সভার আগে কোষাধ্যক্ষ এক পাতার প্রতিবেদন পাঠাবেন। নমুনা কাঠামো:

বার্ষিক নিরীক্ষা

চৈত্রের বার্ষিক সাধারণ সভার আগে পুরো বছরের হিসাব নিরীক্ষা হবে। নিরীক্ষক হবেন কোষাধ্যক্ষ নন এমন কোনো পরিবারের সদস্য যিনি হিসাব বোঝেন, অথবা সম্ভব হলে বাইরের একজন হিসাবরক্ষক। নিরীক্ষায় ব্যাংক বিবরণী, খাতা আর রসিদ মিলিয়ে দেখা হবে, আর গরমিল থাকলে লিখিত ব্যাখ্যা। নিরীক্ষার প্রতিবেদন সব পরিবারের কাছে যাবে আর সভায় অনুমোদিত হবে।

সবার জন্য খোলা

• যেকোনো পরিবার যেকোনো সময় খাতা, রসিদ আর ব্যাংক বিবরণী দেখতে চাইতে পারেন; কোষাধ্যক্ষ সাত দিনের মধ্যে দেখাবেন।
• মাসিক প্রতিবেদন আর সভার কার্যবিবরণী একটি যৌথ ফোল্ডারে, সবার প্রবেশাধিকারসহ।
• কোষাধ্যক্ষ নিজের পরিবারের কোনো লেনদেনের অনুমোদন দেবেন না; সে ক্ষেত্রে অন্য দুই সদস্য।
• স্বার্থের সংঘাত থাকলে (যেমন কোনো পরিবারের আত্মীয়ের দোকান থেকে কেনা) আগে জানানো।

ওয়াকফের হিসাব আলাদা

মসজিদ ও ওয়াকফ জমির হিসাব খামারের হিসাবের সাথে কখনো মেশানো হবে না। মসজিদের জন্য দান, খরচ আর রক্ষণাবেক্ষণের হিসাব রাখবেন মুতাওয়াল্লি, আলাদা খাতায় ও আলাদা হিসাবে। কোনো পরিবার মসজিদে দান করতে চাইলে তা সরাসরি মুতাওয়াল্লির কাছে। বিস্তারিত রক্ষণাবেক্ষণ ও মুতাওয়াল্লি পাতায়।

ভুল হলে

হিসাবে ভুল হওয়া অস্বাভাবিক নয়। ভুল ধরা পড়লে কোষাধ্যক্ষ নিজেই তা মাসিক সভায় জানাবেন, সংশোধনী লাইন খাতায় যোগ করবেন, আর পুরোনো লেখা কেটে না ফেলে পাশে ব্যাখ্যা লিখবেন। ইচ্ছাকৃত অনিয়মের সন্দেহ হলে বিরোধ নিষ্পত্তির ধাপ অনুসরণ হবে। স্বচ্ছতার উদ্দেশ্য কাউকে সন্দেহ করা নয়, বরং সবাইকে নিশ্চিন্ত রাখা।